Gérer sa newsletter avec Spip

Création d’une Infolettre

1. JE ME CONNECTE À L'ESPACE PRIVÉ DU SITE

2. J'ACCÈDE A LA ZONE DÉDIÉE A LA PRÉPARATION DES NEWSLETTERS

Sur la barre d'outils principale, cliquer sur EDITION > INFOLETTRES
La page suivante liste les newsletters déjà créées.

DEUX UTILISATIONS SONT POSSIBLES :

1. AUTOMATIQUE : UNE LETTRE EST ENVOYÉE PÉRIODIQUEMENT POUR INFORMER LES ABONNÉS DES DERNIERS ARTICLES PUBLIÉS SUR LE SITE
   Pour lancer un envoi automatique, cliquer sur Programmer une infolettre

Renseigner le formulaire :

• • Saisir le Titre.
  • Choisir la récurrence : Date de début, Type de récurrence (jours, semaines, mois, années) et Périodicité (tous les 5 jours, tous les 1 mois, tous les 2 ans, etc…)
  • Modèle : sélectionner le modèle [Evenos_automatique].
  • Sélection éditoriale : permet de sélectionner les articles que l'on souhaite lister dans la newsletter (cliquer sur le lien « Ajouter » pour déplier les rubriques et leurs articles).
    Par défaut, ce sont les 5 derniers articles de l’Actualité et les 5 prochains évènements de l’Agenda.
  • Chapeau (facultatif : pour entrer un texte d'introduction).
  • Texte (pour entrer le texte du communiqué).

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2. MANUELLE : POUR CRÉER UN MESSAGE PONCTUEL
   Cliquer sur EDITION > INFOLETTRES
   Créer une infolettre

Renseigner le formulaire :

• • Saisir le Titre.
  • Modèle : sélectionner le modèle [Evenos_manuelle].
  • Sélection éditoriale : permet de sélectionner les articles que l'on souhaite lister dans la newsletter (cliquer sur le lien « Ajouter » pour déplier les rubriques et leurs articles).
    Par défaut, ce sont les 5 derniers articles de l’Actualité et les 5 prochains évènements de l’Agenda.
  • Chapeau (facultatif : pour entrer un texte d'introduction).
  • Texte (pour entrer le texte du communiqué).

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Envoyer l'infolettre

A ce stade (et tant que la lettre n'est pas passée en statut « Publié en ligne »), on peut :

• Modifier les contenus des champs, changer les articles sélectionnés manuellement,
• Intégrer une image ("Logo de cette infolettre", en colonne)
• Faire un envoi-test à l'adresse du webmaster (ou à la sienne)

Pour lancer l’envoi :

1. NEWSLETTER AUTOMATIQUE :
   En bas du formulaire de création de la newsletter programmée, vous trouverez une section « Envoyer ». Il est possible alors :
   1. D’envoyer une newsletter de test à l’adresse de son choix
   2. De sélectionner la liste des abonnés qui recevront cette infolettre périodique

Enregistrer

1. NEWSLETTER MANUELLE :
   Valider cette infolettre en changeant son statut avec le menu déroulant à gauche : « Cette infolettre est : » et choisir : "Publié en ligne" (attention : une fois que l’infolettre est passée en statut « Publié en ligne », il n’est plus possible de la modifier !).
   Sélectionner la liste des abonnés pour lancer l’envoi.

Suivre les envois

Une fois l'envoi lancé, il est possible de suivre l'avancement du processus :
Accéder à Publication > Suivi des envois de mails en nombre.
La page récapitule les envois en cours et les envois terminés.

• Les lots d’envoi en cours sont affublés d’une puce orange,
• les envois en pause d’une puce blanche,
• les envois terminés d’une puce verte,
• les envois abandonnés d’une puce rouge.

Les envois échoués sont directement marqués en statut fail et ne sont pas relancés

Gérer les abonnés

Consulter la liste des abonnés

Accéder à Activité > Inscrits aux envois par email
Chaque email est cliquable et permet d'accéder à une fiche modifiable.

Inscrire de nouveaux abonnés

Inscription des internautes par le site public :
Votre site comporte en pied de page un formulaire d'inscription à la newsletter.
Tout nouvel inscrit reçoit un email de confirmation afin de valider définitivement son inscription (ceci permet d'éviter les plaisantins et les erreurs de saisie). De plus, cette procédure en 2 temps est imposée par le RGPD.

Inscription manuelle par l’espace privé de SPIP :

1. Pour inscrire manuellement une adresse email depuis l’espace privé : cliquer sur le bouton : « Ajouter une inscription » (en bas de la page).

Un formulaire permet de saisir : l’email, le nom, la langue parlée (à ignorer pour notre cas), la liste dans laquelle abonner la personne (« nouveautes »).

Enregistrer

1. Pour importer une nouvelle liste complète à partir de votre liste d'adhérents :
   1. PREPARER LE FICHIER A IMPORTER 
      1. Créer un fichier Excel comportant XX colonnes : email, nom, lang, date, statut, listes
      2. Renseigner les colonnes :
         1. adresse de messagerie
         2. nom
         3. langue (laisser vide ou saisir : fr)
         4. statut : (laisser vide ou saisir : valide)
         5. listes (laisser vide)
      3. Enregistrer ce fichier sous le format CSV (DOS) (cliquer sur OK sur les 2 boîtes de dialogue qui s'ouvrent alors)
   2. PROCÉDER ENSUITE À L'IMPORTATION DE CE FICHIER CSV DANS SPIP 
      1. Dans Activité > Listes de diffusion: cliquer sur le lien « Importer des adresses » (en colonne à gauche)
      2. Récupérer le fichier CSV en cliquant sur « Parcourir », puis cliquer sur PREVISUALISER et vérifier le tableau
      3. COCHER : Désactiver la notification des inscriptions pour cet import (permet d'éviter que les adhérents reçoivent un email automatique à l'issu de cette procédure)
      4. Au choix, vous pouvez :
         1. Cocher l'option Supprimer toutes les adresses en base avant cet import (la liste existante est supprimée et remplacée dans son intégralité)
         2. Décocher cette option (la liste précédemment intégrée sera complétée par les nouvelles adresses emails)

Il se peut que SPIP affiche des erreurs (exemple : si une adresse email n'a pas le bon format, s'il y a un accent (ex : agnès.rivier@gmail.com). Dans ce cas, il vous faut rouvrir le fichier csv et corriger ces erreurs avant de recommencer l'importation dans SPIP.

CONSEIL : S'aider de la fonction « Rechercher » dans Excel pour retrouver les erreurs plus facilement. Tant qu'il existe des erreurs, l'importation sera bloquée.

Confirmer les nouveaux inscrits : toutes les nouvelles entrées sont rangées dans la catégorie « A CONFIRMER » : Il reste à les ouvrir l'un après l'autre pour changer leur statut de « A confirmer » à « Active ».

Désinscrire un abonné

Les adhérents pourront à tout moment se désinscrire de la newsletter : un lien de désabonnement est présent en bas de chaque newsletter envoyée.
Par ailleurs, vous pouvez supprimer manuellement un abonné dans votre espace d'administration (dans Activité > Inscrits aux envois par email )

Exporter la liste des abonnés

Dans Activité > Listes de diffusion : Sélectionner Export des inscrits (génère un fichier CSV à ouvrir dans un tableur type Excel).