Maîtrisez l'import et l'export de vos contacts : le guide complet pour l'entrepreneur autonome que vous êtes
Vous changez de messagerie ? Vous souhaitez centraliser vos contacts professionnels ? Ou simplement faire une sauvegarde de sécurité ? Excellente initiative ! Gérer ses contacts efficacement fait partie des fondamentaux d’une communication numérique réussie.
Dans ce guide pratique, nous allons explorer ensemble comment importer et exporter vos contacts dans les principaux environnements que vous utilisez au quotidien. Vous découvrirez que ces manipulations, qui peuvent sembler techniques, sont en réalité à votre portée ! 🚀
Pourquoi maîtriser l’import/export de contacts ?
Vous êtes aux commandes de votre communication digitale. Savoir transférer vos contacts vous offre :
- L’autonomie : plus besoin d’attendre qu’un prestataire s’en occupe
- La sécurité : vos précieux contacts sont sauvegardés
- La flexibilité : vous pouvez changer d’outil sans perdre vos données
- L’efficacité : centralisation et synchronisation entre vos différents outils
Les fondamentaux à connaître
Le format CSV : votre meilleur allié
Le format CSV (Comma Separated Values) est le « langage universel » des contacts. Pensez-y comme à un carnet d’adresses numérique que tous vos outils savent lire. La plupart des plateformes proposent ce format pour l’import/export.
Préparez votre import comme un pro
Avant de commencer, créez un dossier « Contacts_Sauvegarde » sur votre ordinateur. Vous y stockerez tous vos fichiers d’export. Cette organisation vous fera gagner un temps précieux ! 📁
AIDE-MÉMOIRE DES BONNES PRATIQUES
Avant l’export
- Nettoyez vos contacts : supprimez les doublons et les adresses obsolètes
- Organisez vos listes par catégories (clients, prospects, partenaires)
- Vérifiez les autorisations RGPD pour vos contacts marketing
Pendant l’import
- Mappez correctement les champs (nom, prénom, email, téléphone)
- Testez avec un petit échantillon avant l’import complet
- Sauvegardez toujours avant d’importer de nouvelles données
Après l’import
- Vérifiez quelques contacts au hasard
- Nettoyez les éventuels doublons créés
- Organisez vos nouveaux contacts en groupes ou étiquettes
Gmail : la méthode qui fonctionne toujours
Exporter vos contacts Gmail
- Connectez-vous à Gmail et cliquez sur les 9 petits points en haut à droite
- Sélectionnez « Contacts » dans le menu
- Cliquez sur « Exporter » dans le menu de gauche
- Choisissez : « Contacts Google (CSV) » pour un usage universel
- Téléchargez : votre fichier est prêt !
Importer des contacts dans Gmail
- Ouvrez Google Contacts
- Cliquez sur « Importer » (bouton en haut à gauche)
- Sélectionnez votre fichier CSV depuis votre dossier de sauvegarde
- Validez : Gmail fait le reste automatiquement !
Astuce Mirobolus : Gmail détecte automatiquement les doublons et vous propose de les fusionner. Très pratique !
Support : Centre d’aide de Google
Outlook : simple et efficace
Exporter depuis Outlook (version bureau)
- Ouvrez Outlook et allez dans « Fichier »
- Cliquez sur « Ouvrir et exporter » puis « Importer/Exporter »
- Sélectionnez « Exporter vers un fichier »
- Choisissez « Valeurs séparées par des virgules »
- Sélectionnez votre dossier Contacts et définissez l’emplacement
Importer dans Outlook
- Suivez les mêmes étapes jusqu’à « Importer/Exporter »
- Sélectionnez « Importer à partir d’un autre programme »
- Choisissez « Valeurs séparées par des virgules »
- Parcourez et sélectionnez votre fichier CSV
- Mappez les champs si nécessaire (Outlook vous guide)
Support : https://support.office.com/fr-fr/outlook
Orange Mail : la messagerie française la plus utilisée
Exporter vos contacts Orange
- Connectez-vous à Orange Mail pour accéder à tous les services (icône
) puis cliquez sur Contacts. - Cliquez sur « Contacts » en haut de l’interface
- Sélectionnez « Paramètres » (roue crantée)
- Choisissez « Exporter » et le format CSV
- Téléchargez votre fichier
Importer dans Orange Mail
- Accédez à vos Contacts Orange
- Cliquez sur « Paramètres » puis « Importer »
- Sélectionnez votre fichier CSV
- Vérifiez la correspondance des champs
- Lancez l’import : c’est terminé !
Autres environnements répandus
Apple Mail et Contacts (Mac/iPhone)
Export : Ouvrez l’app Contacts → Sélectionnez tous (Cmd+A) → Fichier → Exporter → Sélectionnez le format
Import : Fichier → Importer → Sélectionnez votre fichier CSV
Thunderbird (alternative libre)
Export : Outils → Exporter → Sélectionnez le carnet d’adresses → Format CSV
Import : Outils → Importer → Carnets d’adresses → Fichier texte
LinkedIn (pour vos contacts professionnels)
Export : Paramètres → Confidentialité → Obtenir une copie de vos données → Connexions
Import : Utilisez l’export pour alimenter vos autres outils (LinkedIn n’importe pas directement)
Mailchimp (pour vos listes marketing)
Export : Audience → Gérer les contacts → Exporter → Format CSV
Import : Audience → Importer des contacts → Télécharger le fichier CSV
Ça n’a pas fonctionné ?
Étudions les petits pépins les plus courants et leurs solutions
❌ Problème : Les caractères spéciaux (é, à, ç) s’affichent mal
✅ Solution : Lors de l’import, sélectionnez l’encodage « UTF-8 »
❌ Problème : Certains champs ne s’importent pas
✅ Solution : Vérifiez le mapping des colonnes ou renommez les en-têtes de votre CSV
❌ Problème : Import partiellement réussi
✅ Solution : Exportez à nouveau avec moins de champs pour identifier le problème : il est possible que le caractère séparateur que vous avez choisi soit présent dans les données d’un contact
👉Ce qu’il faut retenir
Félicitations ! Vous maîtrisez maintenant l’art de l’import/export de contacts. Vous avez pu constater que ce n’est pas difficile. Mais si on allait plus loin maintenant ?
- Faites le point dès aujourd’hui sur tous les supports et plateformes sur lesquels vous stockez vos contacts (Gmail, Outlook, etc. ; Téléphones, ordinateurs, carnet à spirale etc.) et faites-en des exports. N’oubliez pas de regarder du côté de vos réseaux sociaux, vous avez probablement des prospects ou des partenaires précieux dont les coordonnées méritent d’être sauvegardés.
- Nettoyez vos fichiers de sauvegarde en les regroupant dans un fichier Excel par exemple, de sorte de pouvoir les trier et supprimer doublons et contacts obsolètes.
- Rationalisez les supports de stockage de vos contacts, par exemple Gmail pour le perso, Outlook pour le pro, ou tout au même endroit en créant des groupes ou des tags.
- Programmez une sauvegarde mensuelle de vos contacts importants, idéalement dans un cloud ou sur un disque dur.
Pourquoi s’y mettre ?
🎯 Parce qu’on s’éparpille et qu’on ne sait plus où sont enregistrées certaines coordonnées très précieuses.
🎯 Par respect du RGPD et de vos contacts ! Vous n’apprécieriez pas tellement que vos coordonnées personnelles errent dans des clouds oubliés, peu-sécurisés, à la merci de n’importe qui.
🎯 Par respect pour la planète 🌍 parce que le stockage de toutes ces données consomment de l’énergie que l’ l’humanité pourrait utiliser autrement.
Vous avez testé ces manipulations ? Vous avez trouvé une erreur dans cet article ? N’hésitez pas à me contacter si vous avez des difficultés avec vos carnets d’adresses, je me ferai un plaisir de vous aider.