UTILISER LES OUTILS DE SUIVI RÉDACTIONNEL
– niveau : tous les auteurs –
- UTILISER LE FORUM INTERNE
Cliquer sur le 1er bouton de la barre de séparation
Le forum interne permet de lancer des discussions entre les rédacteurs (et administrateurs) du site.
Utilisation classique d’un forum.
- CONSULTER L’AGENDA INTERNE
Cliquer sur le 2ème bouton de la barre de séparation.
Le calendrier de SPIP présente deux sortes d’informations :
- des informations communes à l’ensemble du site ; il s’agit des articles et des brèves publiés – de cette façon le calendrier permet de retrouver des articles en fonction de leur date de mise en ligne ;
- des informations privées ; il s’agit des messages entre utilisateurs et des pense-bête dotés d’une date de « rendez-vous ». Ce calendrier permet ainsi de rappeler et de noter des rendez-vous.
Le calendrier n’est pas éditable : il est uniquement destiné à rassembler les événements du site et vos pense-bête.
- UTILISER LA MESSAGERIE INTERNE
La messagerie vous permet d’échanger des messages entre rédacteurs, de conserver des pense-bêtes (pour votre usage personnel) ou d’afficher des annonces sur la page d’accueil de l’espace privé (si vous êtes administrateur).
Cliquer sur le 3ème bouton de la barre de séparation.
Vous disposez à l’ouverture de 3 onglets : la Boîte de réception, la Boîte d’envoi et les Rendez-vous.
Les messages sont de 4 natures :
- les annonces (diffusées à tous les rédacteurs)
- les pense-bête (uniquement accessible à son auteur)
- les messages (adressés à un ou plusieurs rédacteurs)
RÉDIGER UNE ANNONCE
Une annonce peut être modifiée par tous les administrateurs du site, et est visible par tous les rédacteurs. Elle doit être utilisée uniquement pour exposer des événements importants de la vie du site.
- Cliquer sur « envoyer une nouvelle annonce »
- Renseigner les champs Sujet et Texte
- Sélectionner l’option pour afficher ou non l’annonce dans le calendrier
L’écran suivant permet de relire et modifier le cas échéant son annonce. Une fois validée par le lien « Envoyer ce message », l’annonce sera publique.
ECRIRE UN NOUVEAU PENSE-BETE
Un pense-bête est un message que vous êtes le seul à consulter. Il permet de se fixer des événements ou tâches à ne pas oublier, ou encore de noter certaines procédures que l’on souhaite conserver en mémoire.
- Cliquer sur « Écrire un nouveau pense-bête » (colonne de gauche)
- Renseigner les champs Sujet et Texte
- Cocher « Afficher dans le calendrier » pour pouvoir fixer une date à cet élément : ceci permettra de recevoir un rappel à son auteur jusqu’à cette date (et pendant les 24 heures qui suivent). Le pense-bête apparaitra ainsi dans le calendrier.
- Remarque sur la confidentialité : même si un pense-bête est accessible uniquement à son auteur, il est possible d’accéder à la base de données par d’autres moyens (notamment avec PhpMyadmin lorsqu’on dispose des codes d’accès). Le caractère confidentiel des pense-bête est donc tout relatif.
ECRIRE UN NOUVEAU MESSAGE
- Cliquer sur «Envoyer un nouveau message» (colonne de gauche)
- Renseigner les champs Sujet et Texte
- Sélectionner les destinataires en cliquant sur le champ « A » : Lorsque vous commencez à saisir le nom d’un rédacteur ou d’un administrateur de votre site, Spip vous propose le nom complet.
- Sélectionner l’option pour afficher ou non l’annonce dans le calendrier
Une fois que vous avez envoyé votre message, vous êtes redirigé sur l’écran qui liste vos activités internes.
CONFIGURER LA MESSAGERIE INTERNE
Chaque utilisateur du site peut configurer individuellement l’utilisation qu’il souhaite faire de la messagerie interne.
Notez bien : Les administrateurs du site peuvent décider de ne pas utiliser la messagerie sur leur site.
Ces réglages sont accessibles en cliquant sur son propre nom qui apparaît tout en haut à gauche de l’espace d’administration.
- Ne pas utiliser la messagerie interne
Si la messagerie interne est disponible pour l’ensemble du site (option réservée aux administrateurs), chaque utilisateur peut décider individuellement de ne pas l’utiliser (c’est-à-dire qu’il ne souhaite tout simplement pas échanger de messages avec d’autres utilisateurs par ce biais). - Ne pas utiliser la liste des rédacteurs connectés
Lorsque cette fonction est disponible (choix des administrateurs), et lorsqu’il utilise la messagerie interne, un rédacteur peut décider de ne pas participer à la « liste des rédacteurs connectés ».
Cette fonction affiche en permanence la liste des rédacteurs connectés en direct, facilitant ainsi les discussions rapides entre utilisateurs. Certains utilisateurs trouvent que cette fonction est intrusive et/ou ne veulent pas être « dérangés » lorsqu’ils se connectent. Il leur suffit alors de désactiver cette option : ils n’apparaîtront plus dans la liste des rédacteurs connectés, et cette liste ne s’affichera plus sur leurs pages.
Note : Lorsqu’un administrateur indique qu’il ne souhaite pas apparaître dans la liste des rédacteurs connectés, la liste est cependant toujours affichée : il « voit » les autres, mais les autres ne le « voient » pas.
SUIVI DES PUBLICATIONS
– niveau : administrateur –
Un des premiers rôles de l’administrateur est de gérer les propositions de publication d’articles.
L’administrateur restreint peut valider une proposition dans les rubriques qu’il est autorisé à gérer contrairement à l’administrateur qui a accès à toutes les rubriques.
Les articles qui sont précédés d’un carré orange sont des articles proposés à la publication.
- SUIVI DES DÉBATS
Les articles rédigés par les différents auteurs et proposés à la publication peuvent faire l’objet d’échanges entre les auteurs eux-mêmes.
Une alerte est envoyée automatiquement à l’administrateur lorsqu’une demande de publication est émise.
En cliquant sur le titre, on accède à la page de publication de l’article et en dessous, au forum des personnes qui ont réagi à l’article.
- PHASE DE VALIDATION
Avant le texte de l’article proprement dit, un menu déroulant permet de
- Remettre le document en cours de rédaction chez son auteur.
- Le proposer à l’évaluation
- Le publier en ligne
- Le mettre à la poubelle (opération irréversible)
- Le refuser (opération qui permet encore de changer le statut de l’article)
FORUM & PÉTITION
Forum
Au cas où un forum est ouvert sur votre site, vous devez choisir sous quel genre de forum l’article va être validé. 4 possibilités s’offrent à vous :
- Modéré à posteriori signifie que les réactions des internautes se mettront directement en ligne et vous pourrez gérer ensuite le forum.
- Modéré à priori permet de gérer les réactions avant de les mettre en ligne. Vous aurez le choix entre les valider ou les refuser.
- Modéré sur abonnement indique que seuls les internautes abonnés ont la possibilité de réagir à l’article.
- Pas de forum
Pétition est une fonctionnalité intéressante qui permet de récolter des voix à propos d’un sujet qui vous tient à cœur. La pétition n’est pas beaucoup utilisée car elle demande une fonction spécifique payante de l’hébergeur. Par défaut le choix est « Supprimer la pétition ». Si vous voulez insérer une pétition, vous disposez de différents choix :
- Une seule signature par adresse email signifie que l’inscription d’un email équivaut à une signature.
- Indiquez obligatoirement un site Web.
- Une seule signature par site Web : l’inscription d’un site équivaut à une signature.
- Possibilité d’envoyer un message.
Vous n’avez plus qu’à inscrire un descriptif de la pétition.
